info@absbuh.ru Пн–Пт, 9:00–18:00
Бухгалтерия и налоги для бизнеса
Перезвоним за 15 минут

Бухгалтерия для транспортных компаний и грузоперевозок в Сургуте

Путевые листы и ГСМ, зарплата водителей в рейсах, автопарк в лизинге, накладные и ЭПД, расчёты с наёмными перевозчиками. Ведём учёт транспортных компаний и знаем, какими документами здесь подтверждается половина расходов.

  • Ведём путевые листы, списание топлива и лизинг без напоминаний с вашей стороны
  • Считаем зарплату водителей: суммированный учёт времени, рейсы, надбавки, медосмотры
  • Клиенту из этой отрасли снизили доначисления с 5 млн до 500 тыс ₽
Рассчитать стоимость
Проверим учёт вашего автопарка

Посмотрим путевые листы, списание ГСМ, зарплату водителей и лизинг. Покажем, где расходы могут снять при проверке.

Нажимая кнопку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности

Первичка по рейсампутевые листы, транспортные накладные, ЭПД, отчёты по топливным картам
Зарплата и кадры водителейсуммированный учёт времени, разъездной характер, вахта, медосмотры
Кейс отрасливместо 5 млн ₽ доначислений транспортная компания заплатила 500 тыс ₽
Где ломается учёт рейса

Расход у перевозчика подтверждает путевой лист, а не счёт

Один рейс порождает четыре документа. Половина расходов подтверждается формами, которых в других отраслях просто нет, а самый дорогой актив компании стоит не на складе, а на дороге.

Путевой лист: реквизиты и хранение

Состав обязательных реквизитов задан транспортным законодательством: сведения о сроке действия листа, о собственнике, о машине, о водителе и о виде перевозки, отметки о предрейсовом медосмотре и предрейсовом контроле технического состояния, показания одометра, дата и время выезда и возвращения. Хранить листы нужно не менее пяти лет, и лежать они должны вместе с отчётами по топливу, а не отдельной стопкой в диспетчерской.

Нормы расхода и списание ГСМ

Расход топлива прямо не нормирован, но обоснование требуется, поэтому норму компания утверждает приказом: по методическим рекомендациям Минтранса либо по собственным контрольным замерам. В ней учитываются зимний период с надбавкой, городской цикл, прогрев и холостой ход. Списание идёт по путевому листу, а не по заправке. Залитое в бак топливо пока числится запасом.

Топливные карты и вычет НДС

Пополнение топливной карты уходит авансом поставщику, расхода здесь ещё нет. Топливо приходуется по отчёту оператора за период, и уже он сверяется с путевыми листами. Вычет НДС берётся по счёту-фактуре оператора: чек с АЗС такого права не даёт.

Машина как основное средство

Тягач или самосвал принимается к учёту по первоначальной стоимости вместе с дооборудованием: гидробортом, тахографом, системой мониторинга. Грузовой транспорт попадает в четвёртую или пятую амортизационные группы со сроком полезного использования от пяти до десяти лет, и от выбора срока зависит вся дальнейшая амортизация. При продаже считается остаточная стоимость.

Лизинг автопарка

Лизинг у перевозчика идёт не строкой оплаты, а отдельным участком учёта. У лизингополучателя появляются право пользования активом и обязательство по аренде, платёж разносится между процентами и погашением долга, выкупная стоимость выделяется отдельно и не размазывается по графику. В расходы идут платежи за вычетом выкупной цены. Начинать приходится с договора и графика: это разобрано на отдельной странице.

Ремонт, запчасти, ОСАГО и КАСКО

Текущий ремонт списывается сразу. А вот замена узла, меняющая характеристики машины, считается модернизацией и увеличивает стоимость основного средства. Шины и аккумуляторы учитываются с пробегом, запчасти относятся на конкретную единицу техники. ОСАГО принимается в расходы на любом режиме, а КАСКО на упрощёнке в перечень расходов не входит. Выплату по страховке показывают в доходах, а ремонт в расходах.

Транспортный налог и Платон

Декларации по транспортному налогу нет, но считать всё равно нужно: компания рассчитывает сумму сама, платит авансы, подаёт уведомление и сверяет расчёт с сообщением инспекции. Расхождение означает одно из двух: машина снята с учёта не в том месяце или в базе инспекции стоит не та мощность двигателя. Плата за проезд по федеральным трассам идёт в расходы и тоже сверяется с рейсами.

Документооборот перевозки

Расход у заказчика и выручку у перевозчика подтверждает транспортная накладная, а не только акт. Её форма утверждена правилами перевозок и периодически обновляется, поэтому бланк сверяют с действующей редакцией. Электронные перевозочные документы идут через оператора, и бухгалтерия следит уже за статусами и подписями. Сюда же идут договор с заказчиком, заявка на рейс и реестр перевозок.

Наёмные перевозчики и экспедирование

Если рейс выполняет чужая машина, что считать выручкой, решает конструкция договора. По договору перевозки в доход попадает вся сумма от заказчика, а плата наёмному перевозчику идёт в расходы. По посредническому договору экспедиции выручкой становится одно вознаграждение, и то при наличии поручения экспедитору, экспедиторской расписки и отчёта перед клиентом. У лимита спецрежима эта разница измеряется десятками миллионов.

Всё это входит в абонентское обслуживание.
Отраслевая специфика отдельно не оплачивается: она просто должна быть в голове у бухгалтера.

Рассчитать стоимость
Водители

Почему зарплата водителя считается не так, как у всех остальных

График не совпадает с календарём, часть выплат к зарплате вообще не относится, а размер необлагаемой надбавки зависит от того, как в договоре описан характер работы.

Режим труда и отдыха, суммированный учёт

У водителей действует отдельное положение о режиме рабочего времени: время управления не более девяти часов за смену, до десяти часов допускается дважды в неделю, суммарно не более 56 часов за неделю и 90 часов за две недели подряд, перерыв не менее 15 минут после четырёх с половиной часов за рулём. Уложиться в сорокачасовую неделю на межрегиональных рейсах невозможно, поэтому вводится суммированный учёт рабочего времени: учётный период месяц, а на перевозках в отдалённых районах до трёх месяцев. Сверхурочные считаются по итогам всего периода, и ошибка в его границах портит расчёт сразу по всем водителям.

Рейс — это не командировка

Если разъездной характер работы закреплён в трудовом договоре и локальном акте, поездка водителя командировкой не считается: приказ и служебное задание не оформляются, а вместо суточных платится возмещение расходов на служебные поездки. С 2024 года оно освобождается от НДФЛ и взносов в пределах 700 ₽ за день поездки по России и 2 500 ₽ за границей, сверх этого начисляются налог и взносы. Тот же лимит применяется к надбавке за вахтовый метод, если водители работают вахтой.

Кадровые документы и медосмотры

Каждый рейс опирается на кадровый документ: график сменности, доведённый до водителя заранее, табель с ночными часами и выходными, приказ о разъездном характере, положение об оплате труда. Предрейсовый и послерейсовый медосмотры обязательны, их результат попадает в путевой лист, а договор с медработником — в расходы. Рядом периодические медосмотры, охрана труда и воинский учёт.

Отчётность за сотрудников и сдельная оплата

Зарплата водителя складывается из оклада, оплаты за километры или рейсы, доплат за ночные часы, выходные и сверхурочные, возмещения за разъездной характер. Каждая часть по-разному облагается и по-разному попадает в отчётность за сотрудников: расчёт по взносам, персонифицированные сведения, социальный фонд, уведомления по НДФЛ. Ведём этот блок целиком.

Один график ломает и зарплату, и первичку сразу

Неверный учётный период даёт неверные сверхурочные, а те портят базу по взносам. Расхождение между табелем и путевыми листами инспектор засчитает как доказательство того, что рейса не было. Поэтому график, табель и путевой лист мы сводим каждый месяц, а не в момент требования. Подробнее об этом на странице расчёта заработной платы.

Чем заканчиваются проверки

За что налоговая приходит к перевозчикам

В грузоперевозках смотрят на одно и то же и почти всегда находят: документы по рейсу собираются в кабине, а не в бухгалтерии.

Снятие расходов на топливо

Путевые листы без обязательных реквизитов, расход выше утверждённой нормы, разрыв между заправками по топливной карте и километражом. Снимают не только стоимость топлива, но и вычет НДС по нему, а следом задают вопрос, был ли вообще рейс.

Переквалификация водителей

Водители оформлены как ИП или самозанятые, но ездят по графику компании, на её машинах и подчиняются диспетчеру. Отношения признают трудовыми и доначисляют НДФЛ и взносы за весь период, а следом приходят вопросы от трудовой инспекции.

Наёмный перевозчик без ресурсов

Рейс отдали стороннему исполнителю, а у него нет ни машин, ни водителей, ни договоров аренды. Разрыв по НДС, требование пояснить реальность сделки и снятие расходов. И это при том, что груз доехал, а заказчик его принял.

Дробление автопарка

Самая узнаваемая конструкция в отрасли: несколько ИП и ООО на спецрежимах с общим диспетчером, гаражом, механиком и заказчиками. Само по себе наличие нескольких лиц нарушением не является: вопросы начинаются там, где разделение существует только на бумаге. По каким признакам это оценивается, расписано на отдельной странице.

Наша работа

Берём на себя рейсы, топливо, водителей и автопарк

  1. Ставим документооборот по рейсам: путевые листы, транспортные накладные, ЭПД, заявки, реестры и акты с заказчиками
  2. Проверяем реквизиты и отметки в путевых листах до того, как документ попадёт в учёт
  3. Готовим приказ о нормах расхода топлива по каждой единице техники с зимним периодом и городским циклом
  4. Ведём топливные карты: приходуем топливо по отчёту оператора, сверяем с листами, заявляем вычет по счёту-фактуре
  5. Принимаем машины как основные средства, определяем срок полезного использования, считаем амортизацию
  6. Ведём лизинг: график платежей, выкупная стоимость, признание расходов, вычеты НДС в нужных периодах
  7. Разделяем ремонт и модернизацию, ведём запчасти, шины, страхование и выплаты по страховым случаям
  8. Считаем транспортный налог с авансами, подаём уведомления и сверяем расчёт с сообщением инспекции
  9. Считаем зарплату водителей: суммированный учёт времени, сверхурочные, ночные, разъездной характер, вахта
  10. Ведём кадры водителей: приёмы и увольнения, графики сменности, табели, медосмотры, воинский учёт
  11. Сдаём отчётность за сотрудников и декларации, ведём первичку и 1С, закрываем период в срок
  12. Проверяем наёмных перевозчиков до сделки и собираем доказательства реальности рейса
  13. Отвечаем на требования по подтверждению расходов и сопровождаем проверки в рамках договора
Цена вопроса

Из чего складывается счёт за учёт автопарка

Отраслевой надбавки за перевозки нет, её платят только производство и строймонтаж. Дальше всё решает объём: сколько бумаг приносит один рейс и сколько человек сидит за рулём.

от 7 700 ₽ / мес

ООО на УСН при объёме до 30 первичных документов в месяц

  • Небольшой парк, до 60 документов: от 14 300 ₽
  • Парк с лизингом на ОСНО, до 100 документов: от 31 900 ₽
  • Зарплата и кадры: 5 000 ₽ за первого работника и 1 200 ₽ за каждого следующего
  • Суммированный учёт рабочего времени: 1 200 ₽ за человека
  • Международные перевозки: добавляется ВЭД, плюс 20%
Рассчитать на калькуляторе

Абонентское обслуживание: от 4 400 ₽ в месяц

Это нижняя точка общей сетки, для совсем небольшого объёма документов. У перевозчика бумаг заметно больше среднего, поэтому реальный старт идёт от 7 700 ₽. В абонентскую плату входит всё перечисленное:

  • Первичка и 1С, разбор путевых листов и накладных, закрытие периода
  • Декларации, бухгалтерская отчётность, отчётность за сотрудников
  • Зарплата и кадры водителей, воинский учёт
  • Ответы на требования и сопровождение проверок без отдельной оплаты

Один рейс приносит путевой лист, транспортную накладную и пачку заправок. Документооборот у перевозчика растёт быстрее выручки, поэтому считать цену по обороту бессмысленно.

Про обслуживание ООО
История одного перевозчика

Инспекция решила, что перевозчик слетел со спецрежима

Грузоперевозки, ИП
Доначисления по такому эпизоду снижаются с 3 млн до 500 тыс ₽

Право на спецрежим отстаивают документами, а не переговорами

Сценарий у перевозчиков повторяется из года в год. Учёт ведётся наполовину: путевые листы лежат в бумажной папке, часть рейсов держится в памяти диспетчера, водители оформлены не все. Инспекция сопоставляет поступления по счёту с декларацией, решает, что лимиты спецрежима превышены, и считает обязательства по общей системе за весь период. На парке в десяток машин выходит около 3 млн ₽ с пенями. Следом приходит требование, а если не ответить за отведённые 5 или 10 рабочих дней, счёт блокируют, и рейсы встают вместе с платежами за топливо.

Разбираем такое в три захода. Сначала смотрим, какие именно поступления инспекция засчитала в доход и за какие периоды: в расчёт регулярно попадают транзитные деньги, возвраты и суммы по агентским рейсам, на одном этом шаге база уменьшается на четверть. Дальше восстанавливаем первичку по рейсам: за две недели поднимаем путевые листы и транспортные накладные за спорные кварталы, готовим пояснения и уточнённую отчётность с расчётом, подтверждающим право на режим. Параллельно закрываем причину: оформляем водителей официально, ставим кадровый учёт и зарплату с суммированным учётом времени, переводим документооборот по рейсам в регулярный режим. Итог, на который мы работаем: режим удержан, к уплате остаётся 500 тыс ₽ вместо заявленного, а компания ездит без блокировок, с доступом к кредитам и госзаказу.

Как готовится ответ на требование
Что заказывают перевозчики

Что подключают рядом с обслуживанием автопарка

Бухгалтерское обслуживание ОООПервичка и 1С, декларации, отчётность, зарплата и кадры водителей Расчёт заработной платыСуммированный учёт времени водителей, сверхурочные, ночные, разъездной характер Кадровый учётГрафики сменности, табели, приказы о разъездном характере, воинский учёт Отчётность под лизингПакет под одобрение лизинга тягача, прицепа или спецтехники Выбор системы налогообложенияРасчёт на ваших цифрах: патент, упрощёнка, общая система Ответ на требованиеЕсли у вас уже спрашивают про реальность рейса и подтверждение расходов
Спрашивают перевозчики

Топливо, водители, лизинг и наёмные рейсы

Зависит от заказчиков. Компаниям на общей системе нужен входящий НДС, и работа без него закрывает часть рынка; если заказчики на упрощёнке или физлица, выгоднее УСН. Патент ограничен: не более 15 работников и доход не выше 60 млн ₽ в год, а при работе с наёмными перевозчиками лимит выбирается быстрее, чем кажется. Считаем варианты на ваших цифрах.

Обязательные реквизиты: сведения о сроке действия листа, о собственнике, о транспортном средстве, о водителе и о виде перевозки, отметки о предрейсовом медосмотре и предрейсовом контроле технического состояния, показания одометра на выезде и возвращении, дата и время. Без этого расходы на топливо снимают целиком, а с ними и вычет НДС. Проверяем оформление до того, как документы попадут в учёт.

Норму компания утверждает своим приказом: берёт из методических рекомендаций Минтранса либо устанавливает по собственным контрольным замерам, и второе честнее для спецтехники и северной зимы. В норме учитываются зимний период, городской цикл, прогрев и холостой ход. Путевые листы хранятся не менее пяти лет, столько же лежат отчёты по топливным картам, накладные и реестры.

Формально можно, но рискованно. Если водитель ездит по графику компании, на её технике и подчиняется диспетчеру, отношения признают трудовыми и доначислят НДФЛ, взносы и штрафы за весь период. Разбираем каждый случай отдельно и говорим прямо, где схема выдержит проверку, а где дешевле оформить людей в штат и считать им зарплату нормально.

Если разъездной характер работы закреплён в трудовом договоре и локальном акте, рейс командировкой не считается: вместо суточных платится возмещение расходов на служебные поездки. С 2024 года оно освобождается от НДФЛ и взносов в пределах 700 ₽ за день по России и 2 500 ₽ за границей, сверх лимита начисляются налог и взносы. Тот же лимит действует для надбавки за вахтовый метод.

Начинать надо с договора и графика. У лизингополучателя признаются право пользования активом и обязательство по аренде, платёж разносится между процентами и погашением долга. В расходы идут платежи за вычетом выкупной стоимости, а сама выкупная цена формирует стоимость машины после перехода права собственности. Ошибки здесь дорогие. Подробно участок разобран на странице отчётности и учёта лизинга.

Это решает конструкция договора. По договору перевозки в доход попадает вся сумма от заказчика, а оплата наёмному перевозчику идёт в расходы. По посредническому договору экспедиции доходом признаётся только вознаграждение, и то при условии, что оформлены поручение экспедитору, экспедиторская расписка и отчёт перед клиентом. У тех, кто держится у лимита спецрежима, от этого зависит сам режим.

Само по себе наличие нескольких юрлиц нарушением не является. Вопросы возникают, когда у них общий диспетчер, гараж, механик, заказчики и сотрудники, а разделение существует только на бумаге. Смотрим структуру, оцениваем риск и помогаем перестроить её так, чтобы у каждого лица была деловая цель и собственные ресурсы. Разбираем на ваших договорах и выписках.

Покажем, какие расходы у вас снимут первыми

За 30 минут посмотрим, как оформлены рейсы, списывается топливо, считается зарплата и учитывается автопарк. Скажем прямо, что поправить в первую очередь.

  • Перезваниваем за 15 минут
  • Письменное заключение по итогам

Нажимая кнопку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности

Бухгалтерское обслуживание транспортных компаний в Сургуте

Учёт у перевозчика отличается от торговли и услуг прежде всего составом первички. Каждый рейс порождает путевой лист, транспортную накладную и документы по заправкам, а при работе с привлечённым транспортом добавляется комплект с наёмным перевозчиком. Ошибки в их оформлении оборачиваются не штрафом за просрочку, а снятием расходов и вычетов.

Путевые листы и топливо

Путевой лист связывает машину, водителя, маршрут и топливо. В нём нужны сведения о сроке действия, о собственнике, о транспортном средстве, о водителе и о виде перевозки, отметки о предрейсовом медосмотре и контроле технического состояния, показания одометра. Хранятся листы не менее пяти лет. Норму расхода компания утверждает приказом: по рекомендациям Минтранса или по собственным контрольным замерам, с учётом зимнего периода, городского цикла и холостого хода. Топливо по карте приходуется по отчёту оператора, а вычет НДС заявляется по его счёту-фактуре, а не по чекам с заправки.

Автопарк: основные средства, лизинг и страхование

Машины принимаются к учёту как основные средства вместе с дооборудованием; грузовой транспорт попадает в четвёртую или пятую амортизационные группы со сроком полезного использования от пяти до десяти лет. Техника в лизинге ведётся отдельно: право пользования активом и обязательство по аренде, платежи за вычетом выкупной стоимости. Текущий ремонт списывается сразу, модернизация увеличивает стоимость машины. ОСАГО принимается в расходы на любом режиме, а КАСКО на упрощёнке нет. Транспортный налог считается самостоятельно, с авансами и уведомлениями.

Водители: зарплата, кадры и отчётность за сотрудников

Из-за особого режима рабочего времени на межрегиональных рейсах вводится суммированный учёт с учётным периодом в месяц, а в отдалённых районах до трёх месяцев. Сверхурочные считаются по итогам периода, отдельно оплачиваются ночные часы и выходные. При закреплённом разъездном характере поездка не считается командировкой: вместо суточных платится возмещение, освобождённое от НДФЛ и взносов в пределах 700 ₽ за день по России и 2 500 ₽ за границей. Рядом идёт кадровый блок: графики сменности, табели, приказы, медосмотры, воинский учёт. И отчётность за сотрудников.

Перевозчики, экспедиторы и стоимость

Мы ведём грузовые перевозки, транспортную экспедицию и доставку в ХМАО-Югре и Тюменской области: парки в лизинге, подрядчиков нефтегазовых предприятий и смешанные модели, где часть рейсов отдаётся наёмным перевозчикам. Для последних принципиальна конструкция договора: по перевозке выручкой считается вся сумма от заказчика, по посреднической экспедиции одно вознаграждение. Абонентское обслуживание считается по общей сетке, от 4 400 ₽ в месяц, для транспортной компании старт идёт от 7 700 ₽; добавляются зарплата и кадры водителей и, при международных рейсах, надбавка 20%. Точную сумму покажет калькулятор.

Другие отрасли

Ведём учёт и в смежных сферах

Строительство и подряд ТЭККС-2 и КС-3, давальческие материалы, объектный учёт, СРО, вахта Оптовая торговляРаздельный учёт НДС, прослеживаемость, проверка контрагентов, ВЭД НефтесервисСеверные надбавки, вахтовый метод, субподряд, длинные циклы работ Розница и маркетплейсыОнлайн-кассы, отчёты площадок, возвраты, маркировка «Честный знак»