Учёт остановился, а кадровые события останавливаться не умеют
Главбух уходит в декрет, второй бухгалтер увольняется, замену в небольшом городе не находят месяцами. Учёт встаёт, а людей всё так же принимают, отправляют в отпуск и увольняют. В компании на сорок человек это четыре кадровых события в месяц, и на приём с увольнением закон даёт один рабочий день на подачу сведений в фонд. Через квартал выясняется, что приказов нет, отчёты за сотрудников сдавать не с чего, а за каждые несданные сведения предусмотрен штраф в 500 рублей на человека.
Делаем так. Сначала закрываем функцию главного бухгалтера, чтобы снять срочность по ближайшей отчётности. Затем за неделю принимаем весь учёт: клиент-банк, первичку, расчёты с работниками, налоги и взносы. Кадровые документы встают в общий процесс с ответственным куратором: приказ оформляется в день события, сведения в фонд уходят на следующий рабочий день, отпускные считаются за три дня до выплаты. Пропущенные периоды восстанавливаем параллельно, на год кадровых документов уходит две недели.
Что удаётся получить: ноль просрочек по отчётности за сотрудников и снижение расходов на персонал и рабочие места. Расчёт зарплаты на 60 человек занимает у нас два дня вместе с проверкой табелей. А на кадровом участке просто исчезает вопрос «кто оформляет приказ»: у него появляется постоянный адресат с именем и телефоном.
Расчёт зарплаты и отчётность за сотрудников